Inspección rechazada: ¿qué hacer cuando el lote no pasa?
Un lote rechazado en fábrica es una mala noticia, pero aún hay tiempo para actuar: la mercancía no está pagada del todo ni enviada.
Un lote rechazado todavía no se ha enviado: es el mejor momento para actuar. Identifique en el informe los defectos en cuestión y pida al proveedor que clasifique o reprocese la mercancía antes de una reinspección, a su cargo si el AQL y el control por un tercero figuran en la orden de compra.
Qué significa «lote rechazado»
En una inspección previa al embarque, el inspector controla una muestra sacada al azar según el AQL y cuenta los defectos, clasificados en críticos, mayores y menores. El lote se rechaza en cuanto un tipo de defecto alcanza su límite. Para un pedido de 5000 piezas en el nivel de inspección II, la muestra es de 200 piezas y el lote se rechaza a partir de (la calculadora AQL da estos límites para cualquier otra cantidad):
| Tipo de defecto | AQL habitual | Lote rechazado a partir de |
|---|---|---|
| Crítico (producto peligroso o ilegal) | 0 | 1 defecto |
| Mayor (uso o venta comprometidos) | 2,5 | 11 defectos |
| Menor (aspecto, acabado) | 4,0 | 15 defectos |
Un lote también puede fallar por otros motivos: cantidad incompleta, prueba de funcionamiento o de seguridad no superada, marcado ausente, embalaje no conforme. El inspector constata y documenta; nunca decide el destino de la producción. Decide usted, con el informe en la mano.
Paso 1: leer el informe antes de llamar al proveedor
Antes de cualquier negociación, identifique con precisión el problema:
- ¿Qué defectos hacen fallar el lote? Basta un solo defecto crítico, sea cual sea el resto. Si se trata de defectos mayores, ¿cuáles se repiten más?
- ¿Defecto sistemático o aleatorio? El mismo defecto en muchas piezas (una cota fuera de tolerancia, un color equivocado) viene del proceso: la clasificación no bastará. Defectos variados y dispersos tienen más que ver con el cuidado puesto en la fabricación.
- ¿Concentrado o repartido? Si los defectos están en algunas cajas, puede deberse a una línea o un turno concretos, y la clasificación puede ser selectiva.
- ¿Visible o no? Un defecto de aspecto se clasifica a simple vista; un defecto de funcionamiento o de seguridad exige probar cada pieza.
Paso 2: elegir la respuesta adecuada
| Opción | Cuándo plantearla | A qué prestar atención |
|---|---|---|
| Clasificación al 100 % y reinspección | Defectos visibles y aleatorios | Las piezas descartadas deben sustituirse para entregar la cantidad pedida |
| Reproceso y reinspección | Defecto corregible: etiqueta, marcado, embalaje, acabado, ajuste | Un reproceso mal hecho crea defectos nuevos; haga controlar todo el lote, no solo las piezas reprocesadas |
| Nueva producción | Defecto sistemático de material o de proceso | Plazo: hay que replanificar con sus fechas de venta |
| Derogación (aceptación con descuento) | Defectos menores o estéticos, cuando prima el plazo | Nunca con un defecto crítico; acuerdo por escrito, con el importe del descuento |
| Rechazo del lote | Defecto crítico irreparable, o proveedor que se niega a corregir | Depende de su contrato y del anticipo ya pagado |
Paso 3: negociar con el proveedor
Su posición depende sobre todo de lo que se escribió antes del pedido. Si la orden de compra fija los niveles AQL, la muestra de referencia y el control por un tercero, el rechazo no es su opinión contra la del proveedor: es la aplicación de una regla que él aceptó. Puede entonces pedirle legítimamente que reprocese la mercancía y pague la reinspección.
- Envíe el informe cuanto antes, con la lista de defectos y la respuesta esperada (clasificación, reproceso o nueva producción).
- Pida por escrito la causa del problema y la acción correctiva, no solo la promesa de «tener cuidado».
- Fijen juntos la fecha de la reinspección y su efecto en la fecha de envío.
- No pague el saldo antes de una reinspección conforme: es su principal palanca.
Paso 4: la reinspección
Una vez terminada la clasificación o el reproceso, el lote se inspecciona de nuevo. Se reserva como una primera inspección, con un plazo mínimo de 48 horas. Algunas reglas para que tenga sentido:
- abarca todo el lote, no solo las cajas reprocesadas;
- utiliza los mismos límites AQL, o un nivel de inspección más alto: tras un rechazo, se sube el nivel para examinar más piezas;
- comprueba en primer lugar los defectos que hicieron fallar la primera inspección.
Deje margen en su calendario: nuestra guía sobre el plazo de reserva de una inspección explica cómo situar la inspección previa al embarque para poder reaccionar.
Evitar que vuelva a ocurrir
- Escriba las reglas antes del pedido: AQL, muestra de referencia firmada, lista de defectos, reinspección a cargo del proveedor en caso de rechazo.
- Inspeccione antes en el siguiente pedido: una inspección durante la producción o un seguimiento de la producción detecta los defectos cuando aún pueden corregirse, hasta que los resultados vuelvan a ser estables.
- Vaya a la causa: si los rechazos se repiten, una auditoría técnica de la fábrica examina el sistema de calidad, no solo el producto.
Para entender cómo se articulan estos controles, lea nuestra guía completa del control de calidad en China.
Preguntas frecuentes
¿Se puede enviar un lote rechazado?
Sí, la decisión es suya: el inspector constata, no decide. Aceptar un lote fuera de AQL puede justificarse con defectos menores o estéticos, a cambio de un descuento por escrito. Nunca con un defecto crítico: un producto peligroso o no conforme compromete su responsabilidad como importador.
¿Puede el proveedor discutir el informe?
Puede pedir aclaraciones, y el informe las da con las fotos y el detalle de cada defecto. Los desacuerdos suelen centrarse en la gravedad de un defecto: de ahí la utilidad de una muestra de referencia aprobada y de una lista de defectos acordada antes de la producción.
¿Hay que cambiar de proveedor tras una inspección rechazada?
No necesariamente. Observe su reacción: un proveedor que clasifica, corrige y explica la causa merece una segunda oportunidad, con un control más estricto. En cambio, los rechazos repetidos o los defectos críticos justifican una auditoría técnica de la fábrica o la búsqueda de otro proveedor.
¿Un lote rechazado? Organicemos la reinspección
Envíenos el informe y la fecha prevista del reproceso: planificaremos la reinspección con su proveedor.