Control de calidad y trazabilidad: qué debe documentar el importador
El día que un producto da problemas, la pregunta ya no es «¿es conforme?», sino «¿qué lotes están afectados y puede demostrar lo que controló?».
Desde el 13 de diciembre de 2024, el Reglamento europeo relativo a la seguridad general de los productos (RGSP) exige que cada producto lleve un número de tipo, lote o serie y los datos del importador, que debe poder decir quién se lo suministró. Sus informes de inspección y de ensayo, vinculados a los lotes, demuestran sus controles.
Por qué la trazabilidad afecta al control de calidad
Para un importador, la trazabilidad es la capacidad de vincular cada producto vendido con un lote de producción, un proveedor, una fábrica y los controles realizados. Sirve en tres ocasiones:
- Limitar una retirada: si sabe qué lotes están afectados, solo retira esos, y no toda la referencia.
- Demostrar su diligencia: ante las autoridades, sus informes de inspección y de ensayo muestran lo que comprobó antes de comercializar el producto.
- Reclamar al proveedor: un defecto vinculado a un lote concreto, con la orden de compra y la muestra de referencia, es una reclamación sólida.
Las retiradas no son raras. Nuestro Observatorio de la calidad muestra las retiradas de productos publicadas en Francia y las alertas europeas Safety Gate, actualizadas cada semana: cada ficha de retirada indica los modelos y referencias afectados.
Lo que exige el reglamento sobre la seguridad general de los productos
El Reglamento (UE) 2023/988 relativo a la seguridad general de los productos (RGSP, o GPSR en inglés) se aplica desde el 13 de diciembre de 2024 a los productos no alimentarios vendidos a los consumidores en la Unión, tanto en tienda como en línea. En materia de trazabilidad, conviene recordar:
- Identificar el producto: un número de tipo, lote o serie, visible y legible para el consumidor, o en el embalaje o un documento adjunto si el producto es demasiado pequeño.
- Indicar quién lo comercializa: el nombre, la razón social o la marca, la dirección postal y electrónica del fabricante y, para un producto fabricado fuera de la UE, las del importador.
- Designar a un responsable en la Unión: un producto fabricado en China solo puede venderse si un operador establecido en la UE (fabricante, importador, representante autorizado o prestador de servicios logísticos) responde de él ante las autoridades.
- Conocer su cadena de suministro: cada operador debe poder decir quién le suministró el producto y a qué profesionales se lo vendió, durante seis años.
- Asegurarse de que el fabricante ha hecho su trabajo: antes de la comercialización, el importador comprueba en particular que el fabricante ha elaborado la documentación técnica (análisis de riesgos del producto) y ha cumplido estas obligaciones de identificación.
Según el producto, se añaden otros textos: directiva sobre la seguridad de los juguetes, material eléctrico, REACH para las sustancias químicas. Este resumen no sustituye la lectura del texto del reglamento ni un asesoramiento jurídico.
Los documentos de calidad que hay que vincular a cada lote
La normativa fija el mínimo. Para poder responder a cualquier pregunta sobre un lote, guarde juntos:
| Documento | Qué demuestra |
|---|---|
| Orden de compra y especificaciones | Lo que se pidió: normas, AQL, marcados, embalaje |
| Muestra de referencia firmada y fechada | El producto aprobado con el que se compara cada lote |
| Informes de ensayo de laboratorio | La conformidad con las normas, sobre muestras de origen conocido |
| Informe de inspección previa al embarque | El estado del lote a la salida: defectos, cantidades, marcados, fotos |
| Informe de supervisión de la carga | Qué se cargó y en qué contenedor |
| Factura, lista de embalaje, conocimiento de embarque | El vínculo entre el lote, el contenedor y la llegada a Europa |
| Declaración UE de conformidad, cuando el producto la requiere | El compromiso del fabricante con los textos aplicables |
Un punto que se descuida a menudo: el origen de las muestras ensayadas. Un informe de ensayo sobre piezas elegidas por la fábrica dice poco de su lote. En LPI, el inspector toma las muestras en la fábrica y el laboratorio las ensaya: así el informe de ensayo queda vinculado a la producción real.
Qué comprueba la inspección en materia de trazabilidad
Una inspección previa al embarque no controla solo el aspecto y el funcionamiento. También comprueba los marcados y el embalaje, lo que incluye los elementos de trazabilidad, siempre que los haya incluido en sus especificaciones:
- la presencia y legibilidad del número de tipo o de lote en el producto o el embalaje;
- la etiqueta con sus datos como importador y los del fabricante;
- los marcados reglamentarios (marcado CE cuando se aplica, advertencias, edad en los juguetes);
- las marcas de envío y el número de cajas, que vinculan el lote con el contenedor.
El informe, con sus fotos, se convierte en una prueba fechada de lo que salió de la fábrica. La supervisión de la carga completa el vínculo entre el lote y el contenedor.
La lista del importador
- Exija en su orden de compra un número de lote en el producto o el embalaje, y hágalo comprobar en la inspección.
- Entregue a la fábrica la etiqueta con sus datos de importador antes de la producción.
- Guarde la muestra de referencia, firmada y fechada, de cada versión del producto.
- Archive por lote: orden de compra, informes de ensayo, informe de inspección, documentos de envío.
- Anote a qué clientes profesionales se vendió cada lote.
- Verifique al proveedor antes del primer pedido: nuestra guía verificar a un proveedor chino explica cómo hacerlo gratis.
La trazabilidad une el aseguramiento y el control de la calidad: nuestra guía aseguramiento de la calidad y control de calidad explica la diferencia. Para la visión de conjunto, lea nuestra guía completa del control de calidad en China.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el número de lote en todos los productos?
El RGSP exige un elemento que permita identificar el producto: número de tipo, de lote o de serie. Debe ser visible y legible para el consumidor o, si el tamaño o la naturaleza del producto no lo permiten, figurar en el embalaje o en un documento que lo acompañe. Algunas normativas de producto, como la de los juguetes, tienen sus propios requisitos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los informes de inspección y de ensayo?
El RGSP obliga a poder identificar a los proveedores y a los clientes profesionales durante seis años, y al fabricante a conservar su documentación técnica diez años. No se fija ningún plazo para los propios informes de control: guardarlos mientras el producto pueda estar en circulación, es decir, diez años, es una buena práctica.
¿Quién es responsable si el fabricante está en China?
Un producto fabricado fuera de la Unión solo puede venderse en la UE si un operador establecido en la Unión responde de él: el fabricante si está establecido allí y, si no, el importador, un representante autorizado o, para la venta en línea, un prestador de servicios logísticos. En la práctica, para un importador europeo, suele ser él mismo.
Controles documentados, lote por lote
Informes de inspección ilustrados, toma de muestras para el laboratorio y control de los marcados: pida su plan de control.