Contrôle qualité et traçabilité : ce que l’importateur doit documenter
Le jour où un produit pose problème, la question n’est plus « est-il conforme ? » mais « quels lots sont touchés, et pouvez-vous prouver ce que vous avez contrôlé ? ».
Depuis le 13 décembre 2024, le règlement européen sur la sécurité générale des produits (RGSP) impose que chaque produit porte un numéro de type, de lot ou de série et les coordonnées de l’importateur, qui doit pouvoir dire qui le lui a fourni. Vos rapports d’inspection et d’essais, rattachés aux lots, prouvent vos contrôles.
Pourquoi la traçabilité concerne le contrôle qualité
La traçabilité, pour un importateur, c’est la capacité de relier chaque produit vendu à un lot de production, à un fournisseur, à une usine et aux contrôles réalisés. Elle sert trois fois :
- Limiter un rappel : si vous savez quels lots sont touchés, vous ne rappelez que ceux-là, au lieu de toute la référence.
- Prouver votre diligence : face aux autorités, vos rapports d’inspection et d’essais montrent ce que vous avez vérifié avant de mettre le produit sur le marché.
- Vous retourner contre le fournisseur : un défaut rattaché à un lot précis, avec le bon de commande et l’échantillon de référence, est une réclamation solide.
Les rappels ne sont pas rares. Notre Observatoire de la qualité montre les rappels de produits publiés en France et les alertes européennes Safety Gate, mis à jour chaque semaine : chaque fiche de rappel indique les modèles et références concernés.
Ce que demande le règlement sur la sécurité générale des produits
Le règlement (UE) 2023/988 sur la sécurité générale des produits (RGSP, ou GPSR en anglais) s’applique depuis le 13 décembre 2024 aux produits non alimentaires vendus aux consommateurs dans l’Union, en magasin comme en ligne. Pour la traçabilité, retenez :
- Identifier le produit : un numéro de type, de lot ou de série, visible et lisible par le consommateur, ou sur l’emballage ou un document d’accompagnement si le produit est trop petit.
- Indiquer qui le met sur le marché : le nom, la raison sociale ou la marque, l’adresse postale et électronique du fabricant, et celles de l’importateur pour un produit fabriqué hors de l’UE.
- Désigner un responsable dans l’Union : un produit fabriqué en Chine ne peut être vendu que si un opérateur établi dans l’UE (fabricant, importateur, mandataire ou prestataire d’exécution des commandes) en répond devant les autorités.
- Connaître sa chaîne d’approvisionnement : chaque opérateur doit pouvoir dire qui lui a fourni le produit et à quels professionnels il l’a vendu, pendant six ans.
- S’assurer que le fabricant a fait son travail : avant la mise sur le marché, l’importateur vérifie notamment que le fabricant a établi la documentation technique (analyse des risques du produit) et respecté ces obligations d’identification.
D’autres textes s’ajoutent selon le produit : directive sur la sécurité des jouets, matériel électrique, REACH pour les substances chimiques. Ce résumé ne remplace pas la lecture du texte du règlement ni un conseil juridique.
Les documents qualité à rattacher à chaque lot
La réglementation fixe le minimum. Pour pouvoir répondre à n’importe quelle question sur un lot, gardez ensemble :
| Document | Ce qu’il prouve |
|---|---|
| Bon de commande et spécifications | Ce qui a été commandé : normes, AQL, marquages, emballage |
| Échantillon de référence signé et daté | Le produit validé auquel chaque lot est comparé |
| Rapports d’essais en laboratoire | La conformité aux normes, sur des échantillons dont on connaît l’origine |
| Rapport d’inspection avant expédition | L’état du lot au départ : défauts, quantités, marquages, photos |
| Rapport de contrôle du chargement | Ce qui a été chargé, dans quel conteneur |
| Facture, liste de colisage, connaissement | Le lien entre le lot, le conteneur et l’arrivée en Europe |
| Déclaration UE de conformité, quand le produit en exige une | L’engagement du fabricant sur les textes applicables |
Un point souvent négligé : l’origine des échantillons testés. Un rapport d’essai sur des pièces choisies par l’usine dit peu de chose de votre lot. Chez LPI, l’inspecteur prélève les échantillons à l’usine et le laboratoire les teste : le rapport d’essai se rattache alors à la production réelle.
Ce que l’inspection vérifie pour la traçabilité
Une inspection avant expédition ne contrôle pas seulement l’aspect et le fonctionnement. Elle vérifie aussi les marquages et l’emballage, ce qui inclut les éléments de traçabilité, à condition de les avoir inscrits dans vos spécifications :
- la présence et la lisibilité du numéro de type ou de lot sur le produit ou l’emballage ;
- l’étiquette avec vos coordonnées d’importateur, et celles du fabricant ;
- les marquages réglementaires (marquage CE quand il s’applique, avertissements, âge pour les jouets) ;
- les marques d’expédition et le nombre de cartons, qui relient le lot au conteneur.
Le rapport, avec ses photos, devient alors une preuve datée de ce qui est parti de l’usine. Le contrôle du chargement complète le lien entre le lot et le conteneur.
La liste de l’importateur
- Exigez un numéro de lot sur le produit ou l’emballage dans votre bon de commande, et faites-le vérifier à l’inspection.
- Fournissez à l’usine l’étiquette avec vos coordonnées d’importateur, avant la production.
- Gardez l’échantillon de référence, signé et daté, pour chaque version du produit.
- Classez par lot : bon de commande, rapports d’essais, rapport d’inspection, documents d’expédition.
- Notez à quels clients professionnels chaque lot a été vendu.
- Vérifiez le fournisseur avant la première commande : notre guide vérifier un fournisseur chinois explique comment, gratuitement.
La traçabilité relie l’assurance qualité et le contrôle qualité : notre guide assurance qualité et contrôle qualité explique la différence. Pour la vue d’ensemble, lisez notre guide complet du contrôle qualité en Chine.
Questions fréquentes
Le numéro de lot est-il obligatoire sur tous les produits ?
Le RGSP impose un élément permettant d’identifier le produit : numéro de type, de lot ou de série. Il doit être visible et lisible par le consommateur ou, si la taille ou la nature du produit ne le permet pas, figurer sur l’emballage ou un document qui l’accompagne. Certaines réglementations de produits, comme celle des jouets, ont leurs propres exigences.
Combien de temps garder les rapports d’inspection et d’essais ?
Le RGSP impose de pouvoir identifier ses fournisseurs et ses clients professionnels pendant six ans, et au fabricant de conserver sa documentation technique dix ans. Aucune durée n’est fixée pour les rapports de contrôle eux-mêmes : les garder aussi longtemps que le produit peut être en circulation, soit dix ans, est une bonne pratique.
Qui est responsable si le fabricant est en Chine ?
Un produit fabriqué hors de l’Union ne peut être vendu dans l’UE que si un opérateur établi dans l’Union en répond : le fabricant s’il y est établi, sinon l’importateur, un mandataire ou, pour la vente en ligne, un prestataire de services d’exécution des commandes. En pratique, pour un importateur français, c’est le plus souvent lui.
Des contrôles documentés, lot par lot
Rapports d’inspection illustrés, prélèvements pour le laboratoire et contrôle des marquages : demandez votre plan de contrôle.